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  • Printemps 2014

Itinovia, centraliser son service courrier

Centraliser son service courrier

Pour les collectivités implantées sur plusieurs sites distants, rationaliser la gestion du courrier est l’opportunité d’optimiser leurs relations externes et internes tout en réduisant leur budget. La solution Itinovia du Groupe La Poste sert précisément cet objectif.

Du conservatoire à la piscine en passant par la bibliothèque et les services administratifs municipaux, la gestion du courrier adressé à une multitude de sites dispersés peut s’avérer complexe et coûteuse pour les collectivités locales. D’autre part, la dispersion du courrier doit aller de pair avec sa traçabilité : cette nécessité s'impose aujourd'hui aux collectivités afin de maîtriser leur image, leur communication et la qualité de leur service. Dès lors, comment rationaliser le process ? La solution Itinovia proposée par La Poste permet la création d’un service courrier centralisé, un dispositif qui facilite la gestion interne du courrier tout en préservant la relation avec les contacts externes – citoyens, fournisseurs, associations… – et en optimisant les coûts de fonctionnement interne.

Une seule adresse de réception

Tous les courriers libellés aux adresses des différents sites de la collectivité, quels que soient leur nombre, leur nature et leur origine, sont redirigés vers une adresse unique. Grâce à la centralisation (transparente pour les expéditeurs) en un même point de ses courriers entrants, la collectivité a la possibilité, si elle le souhaite, de « tracer » les courriers reçus en vue d’un suivi. Elle est ensuite libre de choisir le mode de distribution interne le mieux adapté à ses besoins, et peut ainsi adopter une organisation optimale.

La rationalisation du process, qui s’accompagne d’une réduction du nombre de services courrier, se traduit naturellement par une meilleure maîtrise du budget courrier. Les coûts sont optimisés par des offres adaptées aux caractéristiques et aux volumes des courriers traités. Accessible à partir de 50 plis, le service Itinovia peut donc profiter à de nombreuses collectivités locales.

En Île-de-France, plus de réactivité pour les administrés

« La communauté d’agglomération des Hauts-de-Bièvre est composée de sept communes qui lui ont transféré des compétences telles que la culture et le sport, explique Michel Guenneau, directeur général des services. Certains conservatoires et piscines relevant dorénavant de l’agglomération, leur courrier doit donc parvenir le plus rapidement possible au siège. Pour répondre à nos administrés dans les meilleurs délais, nous avons fait l’acquisition d’un logiciel de suivi du courrier. Avec Itinovia, nous sommes plus réactifs, les courriers nous sont réacheminés directement par La Poste sans changement apparent pour les correspondants. »

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